ORGANÍZATE CON EFICACIA

El libro “Organízate con eficacia” de David Allen fue recomendado en 2007 por la revista Time Magazine como “El mejor libro de productividad personal de su tiempo”. “Organízate con eficacia” es el título en español del libro “Getting Things Done” (GTD).

Respecto al libro, te comento que David Allen presenta un sistema de productividad personal que se centra en sacar de la cabeza todo lo que se debe hacer y demuestra con evidencia científica que la aplicación de este método libera de estrés laboral. Habiendo comentado todo esto, demos una mirada a lo que me ha parecido más interesante y práctico del libro Organízate con Eficacia (GTD) de David Allen.

MENTE CLARA

“Una persona puede tener una cantidad abrumadora de cosas por hacer y, a pesar de ello, continuar funcionando con un alto nivel de productividad, con la mente despejada y con una sensación positiva de control y tranquilidad. Sin duda, se trata de una forma estupenda de vivir y trabajar, con un alto nivel de efectividad. De seguro usted ya sabe lo que tiene que hacer para alcanzar ese estado. Pero, si usted es como la mayoría de las personas, lo que necesita es aprender a aplicar esas habilidades en el momento oportuno, y de un modo más completo y sistemático para controlar las cosas por hacer y no que ellas lo controlen a usted”

Me gustaría rescatar lo que presenta David Allen al introducir su sistema de productividad personal:

PRIMERO: Nos dice que una persona puede tener muchas cosas por hacer y aun así tener una mente clara, centrada y con sentido de control.

SEGUNDO: Nos presenta el hecho de que ya conocemos lo que tenemos que hacer para conseguir este estado, sin embargo, nos refuerza el hecho de que tendremos que construir nuevos hábitos.

Veamos a continuación algunas de las ideas que nos presenta Allen para lograr este objetivo de aumento de productividad.

DOS OBJETIVOS CLAVE

“Las claves de productividad personal que presenta GTD se basan en dos objetivos clave:

(1)   Capturar todas las cosas que hay que hacer (ahora, más adelante, algún día, cosas grandes, pequeñas o medianas) y colocarlas en un sistema lógico y fiable que no se tenga que llevar en la mente; y

(2)   Adquirir la disciplina necesaria para tomar decisiones sobre todos los “inputs” que deja entrar en su vida, de modo que siempre tenga un plan para las «acciones siguientes»”

Exploremos en más detalle el párrafo que acabamos de leer: GTD se reduce a dos objetivos clave:

PRIMERO: Capturar todo lo que se necesita hacer en un sistema de confianza. Si todos los días tengo muchas cosas en mi cabeza, entonces funciono lentamente, al igual que lo hace una computadora con cientos de programas abiertos.

En palabras de David Allen: “La mayoría de la gente va por ahí con la memoria RAM hasta los topes, y la sobrecarga mental que soportan contribuye a que estén siempre distraídas y desenfocadas”.

Para cumplir entonces con el primer objetivo de GTD, tenemos que asegurarnos de que TODAS las cosas que alguna vez necesiten hacerse sean capturadas. ¿Dónde? En un sistema confiable (No en varios pedazos de papel que fácilmente se pierden)

Llevo probando el primer objetivo de GTD (usando una hoja de Google Docs) y me doy cuenta de que mi mente está más clara y relajada, sabiendo que tengo la información en un lugar específico al que puedo referirme constantemente. Me saqué las cosas de la cabeza.

SEGUNDO: Disciplinarnos a traducir en próximas acciones la información que permitimos que llegue a nuestras vidas.

¿Qué debe hacerse con la información que permitimos en nuestras vidas? Convertirlo en próximas acciones. David Allen nos dice: “¿Cuál es la próxima acción? Esta es la pregunta crítica para todo lo que has capturado en tu sistema”.

MENTE COMO EL AGUA

“El kárate recurre a una imagen para definir la posición de alerta perfecta: una «mente como el agua». Imagina que lanzas una piedra a un estanque con aguas tranquilas. El agua responde de forma totalmente apropiada a la fuerza y la masa de la entrada; después recupera la calma. Es decir, no tiene una reacción inapropiada, ni por exceso ni por defecto.

La potencia de un golpe de kárate se debe a la velocidad, no a la fuerza del músculo; proviene de un pequeño estallido concentrado al final del golpe. Ese es el motivo por el que personas delgadas pueden aprender a romper tablas y ladrillos con las manos: no hace falta tener callos o fuerza bruta; basta con poseer la capacidad de generar un golpe bien dirigido y veloz”

¿Cómo está tu mente? ¿Es similar a un estanque con aguas tranquilas? ¿O se parece más a un río con aguas turbulentas?

Siguiendo la analogía que David Allen nos presenta, es imprescindible tener una mente calmada que permita dar golpes bien dirigidos y veloces hacia las cosas que requieren nuestra acción.

DEFÍNELO Y TRABAJA PARA ALCANZARLO

“Todo está conectado. No se puede definir realmente la acción correcta hasta que sepa el resultado y ese resultado estará desconectado de la realidad si no tiene claro lo que tienes que hacer físicamente para lograrlo.

Como el experto en neuro-aprendizaje y amigo mío, Steven Snyder dijo, “Hay sólo dos problemas en la vida: (1)   Usted sabe lo que quiere, y no sabe cómo conseguirlo; o (2)   No sabe lo que quiere”. Si eso es cierto (y creo que es) hay sólo dos soluciones:

Defínalo
Trabaje para alcanzarlo”

Me encanta la simpleza con la que David Allen orienta hacia la acción la definición de estos problemas:

¿Sabes lo que quieres? ¿Sabes cómo alcanzarlo? Defínelo y trabaja para alcanzarlo.

EL JUEGO DE LOS DOS MINUTOS

“Si una acción toma menos de dos minutos, se debe hacer en el momento que se recibe”

He venido usando esta sugerencia desde las últimas dos semanas y en mi opinión mi productividad personal se aumentó al menos dos dígitos. Si en realidad quieres que tu productividad aumente, entonces si algo toma menos de dos minutos en hacerlo, termínalo ya.

Estoy ocupando la regla de los dos minutos en mi casa y mi trabajo evitando que pequeñas cosas se vayan acumulando en mi mente como programas abiertos que hacen que el computador funcione más lento.  El correo electrónico que puedo responder fácilmente evito dejarlo en mi bandeja de entrada.

“Cuando adquieres el hábito de liquidar las cosas que toman menos de dos minutos, comienzas a ganar impulso productivo. Y, creas un nuevo sentido de velocidad en tu vida. Se siente bien terminar rápidamente las cosas. El juego de dos los minutos, pone más dinamismo a tu vida lo que te da más energía”

BANDEJA DE ENTRADA CERO

“Se requiere mucha menos energía para mantener la bandeja de correo electrónico en cero que con mil correos”

¿Por qué es esto? Recuerda que las cosas que flotan en tu mente son como turbulencias en un estanque, como programas abiertos en tu computadora. David Allen llama a esto “ciclos abiertos”. La esencia de GTD es cerrarlos. Tener mil correos electrónicos en la bandeja de entrada implica muchos ciclos abiertos. ¿Cómo cerramos esos ciclos?

Hay muchas formas de llegar a una bandeja de entrada cero y David Allen presenta varias formas de lograrlo con su metodología. Pero para mí es un tema de tomar la decisión, de que la bandeja de entrada se mantendrá en cero. Cuando logro esto me doy cuenta de que los correos electrónicos que permanecen en mi bandeja de entrada no son los que necesariamente requieren más trabajo, más bien son aquellos que me requieren tomar una decisión. Y que si aún están en mi bandeja de entrada es porque no he querido tomar la decisión correspondiente.

Sin embargo, cuando tengo la disciplina de mantener la bandeja de entrada cero, ya no puedo evitar tomar una decisión. Y eso es algo muy muy bueno. Los ciclos abiertos se comienzan a cerrar, las fugas se tapan y se crea una enorme cantidad de energía e impulso hacia adelante.

LA SEMANA ANTES DE TUS VACACIONES

“La mayoría de las personas se sienten mejor respecto a su trabajo la semana anterior a sus vacaciones, pero mi opinión es que, no es por las vacaciones en sí mismas. Más bien ¿Qué haces la última semana antes de tu salida de vacaciones? Limpias, cierras, aclaras y renegocias todos los acuerdos contigo mismo y con los demás. Mi sugerencia es que hagas esto semanalmente en lugar de anualmente”

¿No te sientes bien la semana antes de tomar unas vacaciones? Como David Allen explica, no es simplemente por tus vacaciones, mas bien es porque estás limpiando todos tus compromisos contigo mismo y con los demás.

¿Quieres generar un cambio importante en tu vida? Cierra los compromisos contigo mismo y con los demás semanalmente en lugar de anualmente y los resultados hablarán por sí mismos.

VISUALIZAR Y PLANIFICAR EL ÉXITO

“Puedes intentarlo por ti mismo ahora si quieres. Elige un proyecto nuevo o atascado o que podría simplemente tener alguna mejora. Piensa en tu propósito. Piensa en cómo sería un resultado exitoso: ¿Dónde estarías física, financieramente, en términos de reputación, o lo que sea? Haz una lluvia de ideas sobre los posibles pasos. Organiza tus ideas. Decide las próximas acciones. Y ahora ¿Estás más claro sobre a dónde quieres ir y cómo llegar allí? “

La simpleza de GTD para visualizar y definir las acciones necesarias para alcanzar un objetivo es increíble. Descomprimamos y veamos si la podemos usar ahora mismo con un proyecto:

  • Elige: Elige un proyecto nuevo, atascado o en el cual se podría usar algo de optimización. ¿Cuál es?
  • Propósito: Piensa en tu propósito relacionado con este proyecto. ¿Cuál es?
  • Resultado: Define cómo sería un resultado exitoso. ¿Dónde estarías física, financieramente, etc.?
  • Lluvia de ideas: Haz una lluvia de ideas sobre los próximos pasos potenciales. Deja que tu creatividad fluya. ¿Qué pasos podrías tomar?
  • Secuencia: Organiza esos posibles próximos pasos un poco más. ¿En qué orden ejecutaríamos?
  • Acción: Decide las próximas acciones específicas a ejecutar hoy. ¿Qué harás hoy?

¿Por qué no probar ahora mismo lo que David Allen nos sugiere para aumentar nuestra productividad personal? ¿Cuál de las ideas presentadas en este documento te gustaría implementar hoy?

By | 2018-08-09T01:55:46+00:00 marzo 3rd, 2018|Sin categoría|0 Comments

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