EL EJECUTIVO EFICAZ

peter Drucker es considerado el padre de la administración moderna y es el autor del libro EL EJECUTIVO EFICAZ, el cual fue publicado originalmente en 1967. Veamos lo que Peter Drucker nos dice respecto a algunas prácticas para ser más efectivos.

“Los libros de gestión generalmente se ocupan de la gestión de otras personas. El tema de este libro es la gestión de uno mismo para la eficacia. Que uno realmente pueda gestionar a otras personas no ha sido probado adecuadamente. Pero uno siempre puede gestionarse a sí mismo. En efecto, los ejecutivos que no se manejan con efectividad no pueden esperar administrar a sus asociados y subordinados. La administración es en gran medida entregada por el ejemplo.

Para ser razonablemente efectivo, no es suficiente que el individuo sea inteligente; trabaje duro o sepa su labor. La efectividad es algo separado, algo diferente. Pero ser efectivo tampoco requiere dones especiales, aptitud especial, o entrenamiento especial. La efectividad consiste en un pequeño número de prácticas, las prácticas que se presentan y se discuten en este libro. Pero estas prácticas no son ‘innatas’. En cuarenta y cinco años de trabajo como consultor con una gran cantidad de ejecutivos en una amplia gama de organizaciones, grandes y pequeñas; negocios, agencias gubernamentales, sindicatos, hospitales, universidades, servicios comunitarios; América, Europa, Japón y Latinoamérica: no me he encontrado con un solo ejecutivo que haya nacido efectivo. Todos los ejecutivos han tenido que aprender a ser efectivos. Y todos ellos tuvieron que practicar la efectividad hasta que se convirtiera en un hábito. Pero todos aquellos que trabajaron en hacerse ejecutivos efectivos tuvieron éxito al hacerlo.

La efectividad se puede aprender, y también se tiene que aprender”

Peter F. Drucker de The Effective Executive.

LAS CINCO PRÁCTICAS ESENCIALES DEL EJECUTIVO EFECTIVO

PRÁCTICA 1. Los ejecutivos efectivos saben a dónde va su tiempo. Trabajan sistemáticamente en la gestión del poco tiempo que puede ser puesto bajo su control.

PRÁCTICA 2. Los ejecutivos efectivos se enfocan en la contribución externa. Encaminan sus esfuerzos a los resultados en lugar de trabajar. Comienzan con la pregunta: ¿Qué resultados se esperan de mí? más bien que con el trabajo por hacer, y mucho menos con sus técnicas y herramientas.

PRÁCTICA 3. Los ejecutivos efectivos se basan en sus fortalezas: sus propias fortalezas, las fortalezas de sus superiores, colegas y subordinados; y sobre las fortalezas de la situación, es decir, en que pueden hacer. No se basan en la debilidad. No comienzan con las cosas que no pueden hacer.

PRÁCTICA 4. Los ejecutivos efectivos se concentran en las pocas áreas principales donde el rendimiento superior produce resultados sobresalientes Se obligan a establecer prioridades y quedarse con sus decisiones prioritarias. Saben que no tienen más remedio que hacer primero lo primero y nunca lo segundo. La alternativa es no hacer nada.

PRÁCTICA 5. Los ejecutivos efectivos, finalmente, toman decisiones efectivas. Ellos saben que esto es, sobre todo, una cuestión de sistema, de los pasos correctos en la secuencia correcta. Ellos saben que una decisión efectiva siempre es un juicio basado en “opiniones disidentes” más que en ‘consenso de los hechos. Y saben que tomar muchas decisiones rápido significa tomar malas decisiones. Lo que se necesita son pocas, pero fundamentales, decisiones. Lo que se necesita es la correcta estrategia en lugar de tácticas deslumbrantes.

Estos son los elementos de la eficacia ejecutiva, y estos son los temas de este libro. Las cinco prácticas esenciales del ejecutivo efectivo. Cada uno tiene su propio capítulo en el libro. Aquí hay un resumen rápido y luego nos sumergiremos más profundamente:

PRÁCTICA 1. Como ejecutivos efectivos de nuestras vidas, necesitamos saber a dónde va nuestro TIEMPO. La mejor forma de saberlo, es registrarlo.

PRÁCTICA 2. Necesitamos enfocarnos en la CONTRIBUCIÓN externa. No es tanto lo que queremos hacer, sino lo que hay que hacer. ¿Cómo podemos contribuir a nuestra “empresa”, si esa es nuestra familia o nuestro negocio o lo que sea? ¿Cómo podemos desempeñar bien nuestro papel? Concéntrate en eso.

PRÁCTICA 3. Necesitamos enfocarnos en nuestras FORTALEZAS tanto que hacemos nuestras debilidades irrelevantes.

PRÁCTICA 4. Tenemos que CONCENTRAR nuestra energía en lo que es más importante. Primero hacemos lo primero y lo segundo nunca.

PRÁCTICA 5.  Tomamos buenas DECISIONES. El ejecutivo eficaz toma menos decisiones, no más. Tomamos las decisiones clave basadas en principios fundamentales y luego dejamos que esas grandes decisiones se ocupen de todas las pequeñas.

Todas estas PRÁCTICAS repetidamente se convierten en HÁBITOS y de acuerdo a Drucker, “Efectividad, es un hábito; es decir, un set de prácticas. Y las prácticas siempre se pueden aprender.

Las prácticas son simples, incluso un niño de siete años no tiene dificultad para entender una práctica. Pero las prácticas siempre son difíciles de hacerlas bien. Deben aprenderse y repetirse hasta que “6 x 6 = 36” se haya convertido en un irreflexivo, reflejo condicionado y hábito firmemente arraigado. Las prácticas uno las aprende practicando, practicando y practicando de nuevo.

CONOCE TU TIEMPO

Los ejecutivos efectivos, en mi observación, no comienzan con sus tareas. Comienzan con su tiempo. Y no comienzan con la planificación. Comienzan por descubrir dónde va realmente su tiempo.

Luego intentan administrar su tiempo y reducir las demandas improductivas de su tiempo. Finalmente, consolidan su tiempo “discrecional” en las unidades continuas más grandes posibles.

Este es el proceso de tres pasos:

  1. Registrar tu tiempo
  2. Administrar tu tiempo
  3. Consolidar tu tiempo

Es la base de la efectividad ejecutiva.

Los ejecutivos efectivos saben que el tiempo es el factor limitante. Los límites de salida de cualquier proceso se establecen por el recurso más escaso. En el proceso que llamamos ‘Resultados’, este es el tiempo.

En primer lugar, ten en cuenta: el tiempo es nuestro activo más preciado. Siempre puedes obtener más dinero o más recursos pero tú NUNCA puedes obtener más tiempo. Es finito y una vez que se va, se va. Por lo tanto, si queremos aumentar nuestros “Resultados” en el sentido más amplio sería sabio optimizar nuestro uso del tiempo usando estos tres pasos:

  • PRIMERO: REGISTRO. No empieces con la planificación. Empieza con el registro. Saca un trozo de papel y registra a donde se va tu tiempo por una semana. En el proceso, inmediatamente mejorará tu desempeño porque sabemos que lo que se mide mejora antes de que intentemos mejorarla deliberadamente.
  • SEGUNDO: OPTIMIZAR. Optimiza el uso de tus horas. La forma más rápida de optimizar tu tiempo es ELIMINAR lo no esencial. Una vez que hayas eliminado los desechos de tiempos obvios, entonces necesitarás concentrarte en las cosas que tú y sólo tú puedes hacer “delegar” sistemáticamente todo lo demás
  • TERCERO: CONSOLIDAR. Consolidar nuestro tiempo en las unidades más grandes posibles.

¿EN QUÉ PUEDO CONTRIBUIR?

El hombre que se pregunta a sí mismo ¿Cuál es la contribución más importante que puedo hacer al desempeño de esta organización? , pregunta en efecto, ¿qué auto-desarrollo necesito? ¿Qué conocimiento y destreza tengo que adquirir para hacer la contribución que debería hacer? ¿Qué fortalezas debo poner para trabajar? ¿Qué normas tengo que establecer? ¿Qué estándares tengo que establecerme a mí mismo?

Eso es del Capítulo 3 de nuestra segunda práctica de ejecutivos efectivos: Hacer la pregunta, “¿Qué puedo contribuir?”

Como Director Ejecutivo de tu vida, piensa en los diferentes roles que juegas. Ahora pregúntese a sí mismo, ¿Cuál es la contribución más importante que puedo hacer? Ya sea con nuestras familias (¿Quién más va a ser una gran madre o padre para sus hijos?) o donde trabajamos, esa es la pregunta n°1 que debemos hacernos. Entonces ¿Cuál es la contribución más importante que tú puedes hacer?

¡Hagamos de eso nuestra prioridad número 1!

FORTALEZAS + DEBILIDADES: PICOS Y VALLES

Las personas fuertes siempre tienen fuertes debilidades también. Donde hay picos, hay valles. Y nadie es fuerte en muchas áreas. Medido contra el universo del conocimiento humano, la experiencia y habilidades, incluso el genio más grande tendría que ser calificado como un fracaso total. No hay tal cosa como un “Hombre bueno”. ¿Bueno para qué? es la pregunta.

¿Quieres una receta para la mediocridad? Intenta ser perfecto. Enfócate en tus debilidades e intenta  convertirlas en fortalezas. ¿Un enfoque mucho mejor para la efectividad? Como dice Drucker, crea fortalezas productivas. No solo las tuyas, sino las fortalezas de todos a tu alrededor. TODOS tienen fortalezas y debilidades, enfócate en las fortalezas. Mirálas. Cultívalas.

Drucker cuenta un montón de grandes historias para traer sus puntos a casa. En su mayoría negocios, política o experiencia militar. Un ejemplo que usa en esta sección es el liderazgo de Lincoln frente a al General Ulises S. Grant.

Para poner un poco en perspectiva la historia: El General S. Grant fue el primer líder que libró batallas en la Guerra Civil de Estados Unidos. Esa fue una fortaleza muy importante y necesaria para la Unión  (Los generales que le precedieron “temían” las batallas). Pero… a Grant le gustaba beber abundantemente. Fuerte debilidad. Lincoln no estaba preocupado por arreglar la debilidad, estaba concentrado en la fuerza y dijo, “Si conociera su marca preferida de Wisky, enviaría un barril a todos  mis otros generales”.

“Las personas fuertes siempre tienen fuertes debilidades también”.

Entonces, ¿Cuáles son TUS puntos fuertes? Conócelos. Celébralos. ¿Cuáles son tus debilidades? Conócelos y acéptalos. Luego regresa a tus puntos fuertes y apóyate tan fuerte que hagan como dice Drucker, que tus debilidades sean irrelevantes.

¿Las únicas debilidades que son verdaderamente catastróficas? Falta de integridad y carácter. Ellas son innegociables. Si tienes problemas aquí, trabaja en ello.

CONCENTRACIÓN: EL “SECRETO” DE LA EFICACIA

Si hay un ‘secreto’ de efectividad, es la concentración. Los ejecutivos efectivos hacen las primeras cosas primero y hacen una cosa a la vez. Siempre hay cosas por hacer  más importantes que  tiempo disponible para hacerlas. Por lo tanto, siempre hay un déficit de tiempo.

Cuanto más se enfoque un ejecutivo en la contribución, requerirá grandes unidades de tiempo. Cuanto más cambia de estar ocupado a lograr resultados, más se desplazará a esfuerzos sostenidos — esfuerzos que requieren unas unidades de tiempo bastante grandes para dar fruto. Sin embargo, para conseguir incluso que medio día o esas dos semanas de tiempo realmente productivo requiere la autodisciplina y una determinación de hierro para decir “no”.

Seres humanos efectivos y profundamente comprometidos con hacer que sus puntos fuertes sean productivos hacen contribuciones profundas al mundo, centrándose en las “principales oportunidades” y recordando que es “la única forma de obtener resultados”.

Continuar cultivando la claridad, la autodisciplina y la determinación de hierro para decir SÍ a las cosas que importan y “No” a las cosas que no importan. Y darse grandes trozos de tiempo para hacerlo. Medio día. Días completos. Semanas tal vez.

“Este es el secreto de las personas que hacen muchas cosas y aparentemente muchas cosas difíciles. Sólo hacen una a la vez. Como resultado, necesitan mucho menos tiempo al final. Las personas que no hacen nada a menudo trabajan mucho más duro. En primer lugar, ellos subestiman el tiempo para cualquier tarea. Siempre esperan que todo salga bien. Lo inesperado siempre sucede — lo inesperado es de hecho lo único que se puede esperar con confianza. Y casi nunca es una sorpresa agradable. Los ejecutivos eficaces por lo tanto permiten un margen justo del tiempo más allá de lo que realmente se necesita.

Los ejecutivos efectivos no corren. Establecen un ritmo fácil, para seguir adelante constantemente. Finalmente, el Ejecutivo típico trata de hacer varias cosas a la vez. Por lo tanto, él nunca tiene el mínimo de tiempo necesario para cualquiera de las tareas en su programa. Si alguno de ellos tiene problemas, su programa colapsa”.

CONDICIONES LIMITADAS

“La mañana después del apagón un periódico de Nueva York logró aparecer: El New York Times. El diario había cambiado de puesto sus operaciones de impresión inmediatamente hacia lugares donde las centrales eléctricas estaban funcionando y donde un periódico local tenía una planta de impresión importante que le podía ayudar. Pero en lugar del millón de copias, que la gerencia del Times había ordenado, menos de la mitad de este número llegó a los lectores. Sólo cuando el Times fue a imprenta (al menos eso es una anécdota muy contada) el editor ejecutivo y tres de sus asistentes comenzaron a discutir cómo separar una palabra. Esto les tomó cuarenta y ocho minutos (según se cuenta en el libro) -o la mitad del tiempo de impresión disponible. El editor del Times, argumentó que su diario establece un estándar para escritura en inglés para los Estados Unidos y, por lo tanto, no puede permitirse un error gramatical”

Asumiendo que la historia sea cierta — y no respondo por ella — uno se pregunta qué pensaba la administración sobre la decisión. Pero no cabe duda de que, dadas las suposiciones fundamentales y objetivos del editor ejecutivo, fue la decisión correcta. Sus condiciones de clave son bastante claras no era el número de copias vendidas en una mañana cualquiera, sino la infalibilidad del Times como gramático y como Editor de Estados Unidos.

El ejecutivo efectivo sabe que una decisión que no satisface las condiciones clave es ineficaz e inapropiada.

Eso es del último capítulo en el que Drucker nos guía de una manera sistemática para tomar decisiones efectivas. ¿Una de las ideas claves? “Condiciones clave”. Necesitamos saber qué condiciones harán que una decisión sea efectiva. (Un poco como líneas brillantes y compromisos previos) Para el New York Times eso significaba que no había errores gramaticales.

Al aclarar nuestras condiciones clave para las cosas grandes, reducimos la cantidad de decisiones que debemos tomar y proporcionamos el marco para tomar decisiones efectivas a lo largo de la empresa.

Entonces. ¿Cuáles son TUS condiciones clave?

Aquí está la claridad y el coraje necesarios para configurarlos mientras mejoramos todas las áreas de nuestra efectividad:

  1. Conocer nuestro tiempo,
  2. Cescubrir cómo podemos contribuir,
  3. Haciendo las fortalezas productivas, y
  4. Poner primero lo primero
By | 2018-04-26T21:35:33+00:00 abril 24th, 2018|Sin categoría|Comentarios desactivados en EL EJECUTIVO EFICAZ